BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Trong bất kỳ cơ quan, đơn vị tổ chức nào cũng đều cần phải có một bộ phận được thành lập để làm công tác văn phòng. Bộ phận này có thể gọi là “văn phòng cơ quan” hay trong một số trường hợp được gọi các tên khác như cán bộ văn thư – lưu trữ của cơ quan…Nhưng cho dù gọi theo cách nào thì mục tiêu chung của hệ thống hoạt động văn phòng là bảo đảm các thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan và tổ chức. Hoạt động của hệ thống này gắn liền với sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức, bảo đảm cho cơ quan và tổ chức hoạt động liên tục và có tính bền vững. Điều này có nghĩa là nếu hệ thống công việc văn phòng hoạt động không tốt thì tất yếu sẽ ảnh hưởng đến mọi mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn phòng, khâu giữ vai trò then chốt là công tác văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
I. SƠ LƯỢC VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP:
1. BỘ PHẬN NGHIÊN CỨU TỔNG HỢP:
- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp và chuyên viên được giao nhiệm vụ giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước về KT-XH, QP-AN theo quy định của pháp luật phù hợp với quy chế làm việc của UBND huyện.
- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Phối hợp với Thủ trưởng các ban, ngành huyện, các đơn vị tỉnh đóng trên địa bàn huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn các tổ chức có liên quan để thường xuyên thu thập, thông tin, nghiên cứu đề xuất các giải pháp giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành quản lý nhà nước.
+ Giúp Chánh văn phòng kiểm tra trình tự, thủ tục đề án, chương trình, kế hoạch, các văn bản khác quy định trước khi thông qua lãnh đạo văn phòng thẩm định trình UBND huyện ký và ban hành, soạn thảo văn bản hành chính, văn bản bút phê trình chủ tịch các phó chủ tịch và chánh văn phòng.
+ Tổng hợp tình hình hoạt động và những diển biến về kinh tế- xã hội, quốc phòng và an ninh trong tuần phục vụ họp báo hàng tuần của thường trực Huyện uỷ....
+ Bố trí chuyên viên dự các cuộc họp do UBND huyện triệu tập và cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho hội nghị; dự thảo thông báo ý kiến kết luận hội nghị của Chủ tịch, Phó Chủ tịch trinh chánh văn phòng.
+ Thường xuyên nắm tình hình diển biến thuộc lĩnh vực, ngành, địa phương được phân công theo dõi, dự thảo đề xuất báo cáo kịp thời việc xử lý thông tin phản hồi việc thực hiện chủ trương, nghị quyết của Đảng.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh văn phòng phân công.
2. BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ:
- Thực hiện tiếp nhận và phát hành văn bản của UBND huyện và văn phòng UBND huyện.
- Soạn thảo và trình ký văn bản hành chính thông thường như thư mời hội nghị, in ấn, sao chụp toàn bộ văn bản phục vụ công tác của UBND huyện và Văn phòng UBND huyện.
- Thực hiện nhật ký, tổng hợp báo cáo tiếp nhận Văn bản và phát hành Văn bản hàng tuần; quản lý hồ sơ, văn bản UBND huyện và Văn phòng UBND huyện và chuyển giao lưu trữ hàng ngày.
- Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp, xây dựng lịch công tác tuần của Chủ tịch các Phó chủ tịch, chịu trách nhiệm Thư mời họp, hội nghị do UBND huyện triệu tập.
- Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng giữa các bộ phận trong văn phòng với các Ban, ngành huyện và địa phương có liên quan và theo dõi qua trình luân chuyển cảc hồ sơ .
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý tổ chức, nhân sự của văn phòng.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, kinh phí phục vụ theo yêu cầu hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và cán bộ công chức thuộc văn phòng.
- Tổ chức thực hiện tốt chế độ chính sách về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ, công chức trong cơ quan.
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và chánh văn phòng UBND huyện triệu tập.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quang trụ sở cơ quan.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh văn phòng phân công.
3. BỘ PHẠN TIẾP DÂN:
- Bộ phận tiếp dân có nhiệm vụ: Thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính công dân tại mô hình một cửa.
- Bố trí lịch và tổ chức tốt các buổi tiếp dân định kỳ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.
4. CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
- Giúp Chánh Văn phòng UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu của UBND huyện theo đúng quy định của Nhà nước;
- Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lưu trữ, báo cáo tình hình quản lý và tài liệu lưu trữ của UBND huyện với cơ quan Nhà nước thẩm quyền cấp trên;
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Thu thập, chỉnh lý, thống kê tài liệu đưa vào bảo quản và tổ chức đủ các hình thức phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ:
Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ tọa lạc tại số 74, đường Trần Hưng Đạo, thị trấn Long Mỹ, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang.
Trưởng phòng: Đ/c Trần Văn Phúc
Phó Trưởng phòng: Đ/c Mai Qưới Một
Đ/c Trần Văn Hưởng
Các chức danh khác: - Đ/c Lê Thị Cẩm Xuyên: Chuyên viên
- Đ/c Nguyễn Xuân Nghiêm: Chuyên viên
- Đ/c Trần Văn Sơn: Cán sự
- Đ/c Nguyễn Thanh Liễu: Chuyên viên
- Đ/c Võ Văn Trí: Chuyên viên
- Đ/c Trần Bảo Quốc: Chuyên viên
- Đ/c Lê Khắc Phục: Chuyên viên
Thời gian làm việc:
+ Sáng: Từ 7h đến 11h
+ Chiều: Từ 13h đến 17h
Ngày nghỉ: Thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ lớn.
1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH:
Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ được thành lập theo Quyết định số 24/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang về việc thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã.Và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 5 năm 2008.


2. VỊ TRÍ VÀ CHỨC NĂNG:
Long Mỹ, một huyện của tỉnh Hậu Giang có 13 xã và 2 thị trấn. Đồng thời có 13 phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện. Trong đó có Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng…
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
3. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN:
1. Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháo luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
4. Về tổ chức, bộ máy:
a. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn về tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b. Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
c. Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định;
d. Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a. Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b. Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;
c. Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
a. Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
c. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cung cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
d. Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó ấp, tổ dân phố.
7. Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
b. Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp.
9. Về cải cách hành chính:
a. Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương;
b. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
c. Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân huyện và tỉnh.
10. Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
b. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
a. Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định của Pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a. Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;
b. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của Pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triểm khai công tác nội vụ trên địa bàn.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của Pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của Pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
19. Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của Pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân huyện.
III. NỘI DUNG KIẾN TẬP:
Trong suốt thời gian học tập và tìm hiểu từ thực tế tại cơ quan như các khâu: tình hình công tác văn thư, công văn đi, công văn đến, điện thoại giao tiếp và công tác lưu trữ, sử dụng trang thiết bị văn phòng...
Phòng Nội Vụ là nơi tiếp nhận các văn bản và phát hành văn bản. Hằng ngày cơ quan nhận văn bản từ các phòng ban khác chuyển đến, việc xử lý các văn bản đến được thực hiện theo trình tự sau:
Quy trình thực hiện
STT Trách nhiệm thực hiện Nội dung công việc Thời gian chuẩn bị Hồ sơ
1 Văn thư Phòng Nội vụ -Tiếp nhận văn bản đến.
- Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo Phòng Nội vụ xem xét và phân công.
- Đóng dấu, cho số, ngày tháng văn bản đến.
- Vô sổ, nhập máy theo dõi và chuyển văn bản cho chuyên viên xử lý. 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
2 Chuyên viên Phòng Nội vụ - Xem xét, phân loại, nhập nội dung văn bản đến.
-Chuyển văn bản cho lãnh đạo Phòng Nội Vụ Chuyển ngay Văn bản đến
3 Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện - Xem xét, ghi ý kiến vào phiếu chuyển và chuyển văn bản lại cho chuyên viên Phòng Nội vụ huyện. 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
4 Chuyên viên phụ trách -Nhập nội dung chỉ đạo của lãnh đạo Phòng Nội vụ.
- Chuyển văn bản đến các phòng theo phân công. Chuyển ngay Văn bản đến
Phiếu chuyển
5 Các phòng liên quan -Lãnh đạo phòng nhận CV và phân công cho chuyên viên xữ lý.
- Trường hợp văn bản đến không phù hợp với chức năng và thời hạn xữ lý, thì các phòng liên quan sẽ phản hồi ý kiến bằng văn bản cho Phòng Nội vụ huyện.
- Chuyển tờ trình hoặc văn bản về cho Phòng Nội vụ. Theo ngày phân công Văn bản đến
Phiếu chuyển
Văn bản trả lời
6 Chuyên viên Phòng Nội vụ huyện - Xem xét, nhập nội dung văn bản trả lời của các phòng ban liên quan, soạn văn bản tham mưu.
- Chuyển văn bản cho lãnh đạo Phòng Nội vụ. 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
Văn bản trả lời
Văn bản tham mưu
Báo cáo
7 Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Xem xét nếu:
- Đồng ý: ký tắtvào tờ trình và chuyển chuyên viên
-Không đồng ý: chuyển văn bản lại cho chuyên viên; chuyên viên trả lời cho các phòng ban có liên quan 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
Văn bản trả lời
Văn bản tham mưu
Báo cáo
8 Chuyên viên Phòng Nội vụ huyện - Xem xét nhập nội dung văn bản trả lời được ký duyệt của lãnh đạo. 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
Văn bản trả lời
Văn bản tham mưu
Báo cáo
9 Văn thư Phòng Nội vụ huyện - Cho số photo, đóng dấu, phát hành văn bản đi.
- Lưu hồ sơ. 01 ngày Văn bản đến
Phiếu chuyển
Văn bản trả lời
Văn bản tham mưu
Báo cáo
HỒ SƠ LƯU TRỮ
STT Tên hồ sơ Số bản lưu trữ Phân loại Bộ phận/người lưu trữ Thời gian lưu trữ
1 Hồ sơ liên quan xữ lý văn bản đến và đi 01 Bản chính Phòng Nội vụ và UBND huyện Vĩnh viễn
2 Báo cáo thống kê và phân tích dữ liệu 01 Bản sao Phòng Nội vụ và UBND huyện 2 năm
1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN:
1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
1.1.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Cán bộ văn thư khi nhận được văn bản chuyển đến từ các cơ quan chức năng kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận…;đối với văn bản mật đến, người làm công tác văn thư kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì thì cán bộ văn thư báo cáo ngay cho thủ trưởng và có biện pháp giải quyết phù hợp.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

1.1.2. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến:
Tất cả các văn bản đến được đăng ký và đóng dấu đến; ghi số đến và ngày đến tại bộ phận văn thư. Đối với bản Fax thì chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
1.1.3. Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký được phân chia theo các Bộ, ngành, cơ quan trung ương và các cơ quan, tổ chức khác như Sở Nội vụ, UBND huyện, Ban ngành tỉnh huyện, Huyện ủy, Xã, Thị trấn…
Khi đăng ký văn bản, người làm công tác văn thư phải đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến Số
đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày,
tháng Tên loại và trích yếu nội dung VB Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú


1.2. Trình và chuyển giao văn bản đến:
1.2.1. Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình cho thủ trưởng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Thủ trưởng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của thủ trưởng, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng).
1.2.2. Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng. Việc chuyển giao văn bản đến bảo đảm được những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI:
2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản:
2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.1.2. Ghi số và ngày, tháng văn bản:
- Ghi số của văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định của cơ quan, đơn vị.
2.1.3. Nhân bản:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
2.2. Đóng dấu cơ quan:
Con dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái, mực dùng để đóng dấu là mực đỏ, khi đóng dấu phải rõ nét. Dấu chỉ được đóng khi văn bản đã có chữ ký của thủ trưởng cơ quan.
2.3. Đăng ký văn bản đi:
Lập sổ đăng ký văn bản đi: Người làm công tác văn thư căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm mà có thể quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan áp dụng:
- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định, chỉ thị;
- Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
2.4. Lưu văn bản đi:
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Cơ quan có trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan.
3. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN:
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên, có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung, tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng bản thảo dựa trên cơ sở các thông tin có chọn lọc, hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Trình lãnh đạo xem xét;
Bước 4: Xử lý chỉnh sửa văn bản, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền được quy định.
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)




































Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
4. CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG:
Các trang thiết bị trong văn phòng của Phòng Nội vụ tương đối đầy đủ, được bố trí một cách hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Tuy nhiên, vẫn chưa được đổi mới. Hiện nay, Phòng Nội vụ đã có một số trang thiết bị hiện đại như: máy fax, máy photocopy, máy in, điện thoại… và mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính nhằm phục vụ cho hoạt động của mình:
a. Máy fax:
Là bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông tin bằng cách trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy sao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu.
b. Máy photocopy:
Máy photocopy trở thành dụng cụ làm việc phổ biến và rộng rãi, chúng được sử dụng để tạo bản sao giống bản chính, nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với bản gốc.
c. Máy in:
Dùng trong trường hợp khi các văn bản đã hoàn thành, cần in ra để đáp ứng nhu cầu cần thiết.
d. Điện thoại:
Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật được dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa các cơ quan, đơn vị, hoặc giữa các cá nhân.
Điện thoại đang được xem là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
e. Máy tính:
Là một tập hợp 4 đơn vị: thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in tất cả các đơn vị này tập hợp từng chương trình được liên kết với nhau. Nó cung cấp những tiện nghi hoàn chỉnh, trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản, đồ họa… tất cả đều được kết nối với nhau theo thứ tự.
Hiện nay, Phòng Nội vụ huyện được bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại (tách từng phòng riêng) tạo điều kiện thuận tiện trong công việc. Tuy nhiên, kiểu bố trí văn phòng này cũng có một số ưu và nhược điểm như sau:
- Về ưu điểm: Công việc thực hiện được chính xác; dễ chuyên môn hóa, đảm bảo an toàn và bí mật, chuyển giao các văn bản được nhanh chóng, phù hợp với công việc có tính tập chung.
- Về nhược điểm: Khó kiểm tra, giám sát nhân viên, chiếm nhiều diện tích, chi phí cao, khó huy động được trang thiết bị…
5. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU:
Hiện nay, cơ quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu vì vậy ảnh hưởng rất nhiều đến công tác nghiên cứu tài liệu.
Do số lượng cán bộ lưu trữ còn hạn chế về chuyên môn nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa xây dựng được công cụ tra cứu khoa học hiện đại mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công. Do đó mà công tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn nhiều hạn chế.
6. TÌNH HÌNH BẢO QUẢN TÀI LIỆU:
Kho chứa tài liệu được bố trí tại nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Trong kho, các tài liệu được sắp xếp ngăn nắp trong các giá và các hòm đựng tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu.
Do áp dụng các phương pháp bảo quản tài liệu nên các tài liệu trong kho không bị hư hại nhiều, một số tài liệu quan trọng được bảo quản rất tốt.
7. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
Hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ còn nhiều hạn chế. Chưa xây dựng được phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi – đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùng các phương pháp thủ công để lưu văn bản do vậy mất rất nhiều thời gian vào việc này.











SƠ ĐỒ CƠ QUAN




IV. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ:
1. TỰ ĐÁNH GIÁ:
* Khuyết điểm:
- Do chỉ đựợc tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế với môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn nên có những thiếu sót như:
+ Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc.
+ Kiến thức lí thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gay khó khăn trong công việc.
+ Mấy ngày đầu còn xa lạ với mọi người trong cơ quan nên việc học hỏi cũng còn hạn chế.
* Ưu điểm:
- Với tinh thần năng nổ và ham học hỏi cộng với sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, anh, chị trong cơ quam đã giúp em thêm vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệp tại văn phòng.
+ Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan
+ Chấp hành đúng giờ giấc các qui định và nội qui của cơ quan.
+ Có thái độ tốt, lễ phép với các cô chú trong cơ quan.
- Hướng phấn đấu:
Cố gắng học hỏi hoàn thành tốt những gì được giao để làm kiến thức giúp cho việc học tập ở trường cũng như cho đợt thực tập tốt nghiệp được thuận lợi dễ dàng hơn và đạt hiệu quả hơn.
2. NHẬN XÉT:
- Nhìn chung, hình thức văn bản hành chính do cơ quan phát hành điều đúng với các thể thức được quy định.
- Tuy nhiên, cũng có một số vấn đề mà cơ quan chưa làm được như: Tình hình tổ chức khoa học tài liệu, Giao nộp tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ rất tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm khi cần thiết, ngoài việc lưu bằng văn bản.

3. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN:
* Thuận lợi:
- Được sự quan tâm hướng dẫn cụ thể của giáo viên trường CĐCĐ Hậu Giang về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan. Qua thực hiện phương pháp thu thập thông tin từ đó có thể so sánh đánh giá giữa kiến thức đã học tới thực tiễn hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ.
- Được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cấp lãnh đạo cơ quan, giám sát thường xuyên, sự chỉ dẫn nhiệt tình hỗ trợ của tập thể đơn vị. Ngoài ra còn có sự tìm tòi và nghiên cứu, để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt giữa lý thuyết và thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân.
* Khó khăn:
- Giữa lý thuyết học ở trường và thực tiễn công việc còn có sự chênh lệch nhau vì thế tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập là không thể tránh khỏi.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
- Trong thời gian thực tập tại cơ quan còn hạn chế nên khi tiếp cận mất một khoảng thời gian vào học việc và làm quen, khi đi vào thu thập tài liệu và trình độ còn hạn chế nên bài báo cáo còn thiếu sót, rất mong được sự thông cảm và đóng góp, chỉ dạy để bài báo cáo đạt kết quả và hoàn thiện hơn đồng thời sẽ là cẩm nang cho bản thân, nâng cao trình độ của mình khi tốt nghiệp ra trường.
4. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Trong quá trình nghiên cứu và tham gia các công việc thực tế tại cơ quan đã cung cấp cho em những kiến thức tổng quát và những kỹ năng cần thiết về nghành học và biết kết nối, so sánh giữa lý thuyết và thực hành, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức là cẩm nang quí giá để học tập và thi tốt nghiệp sau này.
V. KẾT LUẬN:
Đợt kiến tập đã giúp em nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụ thể nói riêng. Qua đó, em thấy mỗi sinh viên hành chính cần có một thái độ tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành công chức nhà nước nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng.
Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Sư phạm – cơ bản đã truyền dạy kiến thức hết sức phong phú về hành chính văn phòng qua những môn học của khoa.
Trên đây là những nội dung em quan sát, tổng hợp được sau đợt thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ. Một lần nữa em xin chân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của UBND, Phòng Nội vụ huyện Long Mỹ đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Long Mỹ, ngày 01 tháng 12 năm 2011
Người báo cáo


Phạm Thị Thoại Hương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC&QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



ĐỀ CƯƠNG THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
*****************

A. Mục đích, yêu cầu:
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Đây là đợt đi thực tập của cả khoá học, được thực hiện sau khi dã học xong chương trình lý thuyết.
Mục đích của đợt thực tập như sau:
1. Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiên, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ học và quản trị văn phòng.
2. Nắm, hiểu được hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, tích luỹ kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho thi tốt nghiệp.
Để thực hiện được mục đích nêu trên, đòi hỏi mỗi một sinh viên trong thời gian thực tập phải tập trung tư tưởng, tự giác và nghiêm túc thực hiện những công việc được nêu trong đề cương nội dung thực tập.
B. Nôi dung thực tập:
Trong quá trình thực tập, mỗi học viên phải thực hiện và hoàn thành những công việc sau đây:
B.1. Nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan mà học viên đến thực tập, với.trọng tâm:
B.1.1. Công tác văn thư và quản trị văn phòng:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và văn phòng cơ quan.
- Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan.
- Tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của cơ quan.
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
B.l.2. Nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác lưu trữ:
- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan.
- Công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung, thống kê tài liệu - tổ chức khoa học tài liệu.
- Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
B.2. Thực hành các nghiệp vụ về văn thư, quản trị văn phòng và lưu trữ.
B.2.1. Tập làm một số công việc thuộc nhiệm vụ của một cán bô văn thư chuyên trách như: đánh máy văn bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi - đến.
B.2.2. Lập hồ sơ hiên hành và làm các thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..
B.2.3. Thực tập về lưu trữ:
- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn về phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu và tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan.
- Tiến hành chỉnh lý tài liệu.
B.3. Viết báo cáo thực tập tốt nghiệp:
Cuối đợt thực tập, mỗi học viên phải trình bày kết quả nghiên cứu khảo sát và thực hành của mình bằng văn bản, gọi là "Báo cáo thực tập tốt nghiệp". Báo cáo thực tập tốt nghiệp được tính là một môn thi tốt nghiệp.
C. Hướng dẫn thực hiện nội dung thực tập:
C.1 Hướng dẫn nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ.
Mỗi học viên cần căn cứ vào tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà mình đến thực tập để tiến hành nghiên cứu, khảo sát những vấn đề đã nêu ở các mục B của phần thứ nhất. Học viên có thể kết hợp vận dụng nhiều phương pháp và biện pháp như: nghiên cứu các văn bản có liên quan, quan sát thực tế qua sự giới thiệu của cán bộ văn thư, lưu trữ hoặc lãnh đạo cơ quan.
Trong quá trình này, cần so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết đã học với thực tiễn; dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, xem xét vấn đề nào, việc nào cơ quan đã làm tốt, vấn đề nào, việc nào chưa làm tốt hoặc trái với lý luận, quy định của Nhà nước. Các kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế cần được ghi chép đầy đủ để làm cơ sở cho việc viết BCTTTN (tình hình cụ thể, các số liệu, nhận-xét, đánh giá, dẫn chứng minh hoạ, đề xuất ý kiến...). Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể:
C.1.1. Công tác văn thư và quản tri văn phòng :
C.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và văn phòng cơ quan:
Trước hết, nghiên cứu chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan. Sau đó, nghiên cứu về văn phòng cơ quan. Trường hợp cơ quan không thiết lập văn phòng thì nghiên cứu phòng Hành chính hoặc đơn vị phụ trách công tác văn thư của cơ quan..
Ngoài việc nghiên cứu về tổ chức, cần tìm hiểu tình hình đội ngũ cán bộ của cơ quan (số lượng, chất lượng).
Ttr liệu, tài liệu cần đọc: các văn bản của cơ quan và cơ quan cấp trên quyết định, quy định về thành lập cơ quan, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, biên chế cán bộ...
Kết quả nghiên cứu khảo sát cần được thể hiện bằng sơ đồ (sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan) và đưa vào phụ lục của Báo cáo thực tập tốt nghiệp (phụ lục 1).
C.1.1.2. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan.
- Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: Văn phòng cơ quan được bố trí theo kiểu gì - kiểu văn phòng hiện đại (mặt bằng mở) hay kiểu cổ điển (tách thành từng phòng riêng)? Hiệu quả đạt được hoặc hạn chế do cách bố trí nơi làm việc tạo nên? Vẽ sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan (phụ lục 2).
- Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng: Tìm hiểu sự phân công lao động đối với các loại cán bộ của văn phòng và cách bố trí, sắp xếp chỗ ngồi làm việc của họ (cán bộ quản lý, thư ký, chuyên viên...)
- Các trang thiết bị phục vụ cho công lác văn phòng: Cần tìm hiểu các phương tiện mà các cán bộ văn phòng sử dụng như bàn, ghế ngồi, tủ đựng tài liệu, điện thoại và các phương tiện liên lạc viễn thông, các phương tiện dùng để soạn thảo, sao in văn bản. Qua khảo sát, phải nắm được tính năng và công dụng của mỗi loại, nhận biết được những ưu điểm, tồn tại và hạn chế của các trang thiết bị văn phòng mà cơ quan sử dụng; rút ra được nhận xét về vai trò của trang thiết bị đối với việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của văn phòng cơ quan; đề xuất các kiến nghị cải tiến. Ví dụ: đối với việc sử dụng máy vi tính vào công tác văn thư cần làm rõ: được sử dụng để làm gì (soạn thảo văn bản, quản lý thông tin, xử lý số liệu ) dùng phần mềm nào (WINWORD, ACCESS, EXCEL...)?
C.1.1.3. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách: Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị tổ chức có văn thư riêng không? Số lượng, chất lượng cán bộ và phân công lao động? ưu điểm và hạn chế về mặt này?.
- Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Nội dung khảo sát về mặt này gồm: việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư; tổ chức bồi- dưỡng, huấn luyện cán bộ; bố trí nơi làm việc và mua săm trang thiết bị cho văn thư.
C.1.1.4. Soạn thảo và ban hành văn bản :
Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản.
- Những thiếu sót, tồn tại về thể thức, thẩm quyền ban hành, thủ tục ký duyệt.
- Các loại văn bản do cơ quan ban hành: gồm những loại gì? Số lượng văn bản ban hành trong một năm đối với từng loại? Nếu điều kiện cho phép, có thể lập biểu thống kê theo từng thể loại văn bản ban hành những năm gần đây.
C.1.1.5. Quản lý công văn đi "và đến':.
Nội dung nghiên cứu khảo sát gồm: các thủ tục chuyển giao, tiếp nhận, phân phối, vào sổ công văn "đi", "đến"; mẫu các loại sổ sách đăng ký được sử dụng; các quy định của cơ quan về quản lý công văn mật; những ưu điểm, thiếu sót và tồn tại trong công tác này; số lượng, thành phần công văn đến hàng năm (của những cơ quan nào? gồm những loại văn bản gì?), có thể lập biểu đồ để minh hoạ, biểu thị.
C.1.1.6. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
- Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan có được lập hồ sơ (hiện hành) không? Nếu có thì nghiên cứu một số hồ sơ đã lập để rút ra những nhận xét về chất lượng hồ sơ (có đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ không? có những hạn chế gì?...) Đối với những cơ quan không lập được hồ sơ hiện hành thì tình trạng văn bản giấy tờ ra sao? Đã ảnh hưởng như thế nào đến hoạt dộng của cơ quan?
Hồ sơ, tài liệu có được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước (hoặc của Đảng) không? Các biện pháp mà cơ quan đã áp dụng về mặt này? Tài liệu của những đơn vị tổ chức nào không được giao nộp vào lưu trữ cơ quan?
C.1.2. Công tác lưu trữ:
C.1.2.1. Tổ chúc và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan:
- Tổ chức lưu trữ của cơ quan: có thành lập phòng, tổ bộ phận lưu trữ riêng không? Số lượng, chất lượng cán bộ lưu trữ. Nếu không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì đã ảnh hưởng gì đến việc bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu của cơ quan?
- Các biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan (ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ, xây dựng kho tàng, trang bị các thiết bị chuyên dùng, ưu điểm và hạn chế...).
C.1.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan.
Về vấn đề này cần khảo sát: Các loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan (tài liệu quản lý nhà nước, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật); Số lượng phông lưu trữ hiện có, trong số đó có bao nhiêu phông "đóng"? Trong trường hợp chỉ bảo quản một phông lưu trữ, cần tìm hiểu thành phần và khối lượng tài liệu của phông đó..
C.1.2.3. Tình hình tổ chức khoa học lài liệu:
Tài liệu trong kho có được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ không? Mức độ thực hiện?.Qua nghiên cứu khảo sát phải đưa ra được những nhận xét chung và nhận xét cụ thể về từng mặt.
C.1.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định:
Tài liệu của cơ quan có thuộc diện giao nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ tỉnh hoặc kho lưu trữ chuyên ngành để bảo quản cố định không? Tài liệu trước khi giao nộp có được lập hồ sơ không? Mức độ hoàn chỉnh của tài liệu giao nộp; Các thủ tục giao nộp; Nêu nhận xét chung.
C.1.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng (phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, triển lãm...).
- Các loại công cụ tra cứu khoa học được xây dựng (mục lục hồ sơ, thẻ chuyên đề, thẻ hệ thống),'nhận xét về ưu điểm và hạn chế của từng loại.
- Số lượt người đến nghiên cứu, sử dụng và số lượng hồ sơ tài liệu dưa ra phục vụ trong một năm.
- Hiệu quả do sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại.
C.1.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu:
- Kho chứa tài liệu được bố trí hoặc xây cất như thế nào? Các phương tiện dựng tài liệu (giá, lủ, cặp, hộp...);
- Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu (biện pháp phòng, chữa cháy, phòng chống ẩm mốc, côn trùng...);
- Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho.
C.1.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ:
Các chủ trương và biện pháp của cơ quan về mặt này. Nếu có thì được ứng dụng vào những khâu, những mặt nào của công tác lưu trữ? Mức độ ứng dụng và kết quả cụ thể.
C.2. Hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ về công tác văn thư và lưu trữ.
Thực hành các nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ là một nội dung quan trọng của đợt thực tập nhằm tạo diều kiện cho học viên tập vận dụng kiến thức đã học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra. Qua đó, củng cố kiến thức lý luận và rèn luyện tay nghề. Mỗi học viên phải căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan đến thực tập để thực hành những công việc dưới đây:
C.2.1. Thực hành về công tác văn thư:
C.2.1.1. Trực tiếp làm các công việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn "đi", "đến" như một cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan.
- Mức độ phải đạt: làm được các khâu, không có sai sót lớn.
- Trường hợp không có điều kiện thực hành, cần khảo sát kỹ để nắm quy trình.
C.2.1.2. Lập hồ so hiện hành:.
Việc thực tập lập hồ sơ được tiến hành đối với tài liệu đã_giải quyết xong ở các đơn vị tổ chức ở cơ quan. Cần làm theo lý thuyết'đã học đối với tất cả các công đoạn: phân định hồ sơ, sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục, viết chứng từ kết thúc. Mỗi học viên cần lập tối thiếu 5 hồ sơ. Nếu không có điều kiện lập hồ sơ hiện hành, có thể thực tập lập hồ sơ đối với tài liệu đã giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
C 2.1.3. Căn cứ vào thực tế về tổ chức lao động và nơi làm việc của văn phòng cơ quan, lập sơ đồ mô hình tối ưu (hợp lý hoá) nơi làm việc của văn phòng và văn thư cơ quan (phụ lục 3)
C.2.1.4. Thực hành sử dụng một số trang thiết bị văn phòng:
Nếu điều kiện thực tế cho phép, thực hành sử dụng một số trang thiết bị văn phòng như đánh máy chữ, soạn thảo văn bản trên máy vi tính, máy photocopy, máy điện thoại...
C.2.2. Thực hành về nghiệp vu lưu trữ:
C.2.2.1. Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
Trên cơ sở nghiên cứu các tư liệu, tài liệu có liên quan, tiến hành biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cơ quan. Nếu cơ quan có nhiều phông lưu trữ, có thể chọn một trong các phông đó để biên soạn. Bản lịch sử được biên soạn phải đáp ứng được yêu cầu sử dụng phục vụ cho công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung, thống kê và nghiên cứu sử dụng tài liệu của phông đó.
C.2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu của một phông lưu trữ:
- Xác định kiểu phương án phân loại tố ưu cho phông lưu trữ và trình bày rõ lý do chọn kiểu phương án đó. Phương án phân loại phải được xây dựng chi tiết sau khi tài liệu trong phông đã được lập hồ sơ. Còn lúc đầu chỉ cần xác định được các nhóm cơ bản và nhóm lớn (Ví dụ: Cơ cấu tổ chức - Thời gian hoặc Thời gian - Cơ cấu tổ chức...).
C.2.2.3. Lập các bảng kê về xác định giá trị tài liệu:
Trên cơ sở nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, thành phần và nội dung tài liệu trong phông, cần vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lập 2 bảng kê sau đây:
a. Bảng kê những tài liệu chủ yếu của cơ quan (đơn vị hình thành phông) cần bảo quản vĩnh viên và lâu dài (hoặc của một đơn vị tổ chức).
b. Bảng kê những tài liệu không còn giá trị sử dụng và tài liệu không thuộc phông (không phản ánh chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông). Bảng này cũng chỉ cần lập đối với tài liệu của một năm hoặc tài liệu của một đơn vị tổ chức.
C.2.2.4. Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu:
a. Lập bản hướng dẫn chỉnh lý (giống như các mục C.2.2.2, C.2.2.3)
Nếu điều kiện thức tế cho phép, có thể tổ chức chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ cơ quan hoặc một phông lưu trữ nào đó. Công tác chỉnh lý sẽ bắt đầu từ việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, lập bản hướng dẫn chỉnh lý (gồm phương án phân loại tài liệu, bảng kê các tài liệu chủ yếu cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, bảng kê tài liệu không có giá trị và tài liệu không thuộc phông, hướng dẫn cách lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá tài liệu).
b. Triển khai công tác chỉnh lý theo bản hướng dẫn chỉnh lý/
- Cần căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu, dựa vào bản hướng dẫn chỉnh lý và vận dụng kiến thức đã học để làm tương đối thành thạo các khâu phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu.
- Cần lưu ý, chỉnh lý tài liệu là một công việc phải vận dụng tổng hợp nhiều kiến thức về văn thư và lưu trữ, nhất là kiến thức về phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu. Trong đó, khó nhất là xác định giá trị tài liệu, vấn đề này được kết hợp trong quá trình phân loại tài liệu, lập hồ sơ và sau khi hồ sơ đã lập xong.
- Sau khi tài liệu đã được lập hồ sơ, cần xây dựng phương án phân loại chi tiết cho tài liệu của phông, tối thiểu chia thành 3 cấp: nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tiếp đó, căn cứ vào phương án phân loại để hệ thống hoá tài liệu và lập mục lục hồ sơ. Có thể lập mục lục hồ sơ của toàn phông hoặc cho tài liệu của từng đơn vị tổ chức.
D. Hướng dẫn viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp.
D.1. Yêu cầu chung:
Yêu cầu chung của báo cáo thực tập tốt nghiệp là phải thể hiện được kết quả nghiên cứu, khảo sát và thực hành của học viên về những vấn dề đã nêu ở mục C của đề cương nội dung thực tập tốt nghiệp. Ngoài việc phản ánh tình hình, cần nêu ra những ưu điểm, hạn chế và tồn tại của từng nhóm vấn dề, công việc. Ví dụ: về tổ chức bộ máy của cơ quan, về tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng cơ quan, về công tác bảo quản tài liệu... Cuối báo cáo có mục nhận xét và kiến nghị: nêu nhận xét chung về ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân; đề xuất các biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục thiếu sót và tồn tại (nhằm đưa công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp, đảm bảo được các nhu cầu về thông tin cho hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học).
D.2. Nội dung và cấu trúc:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được viết bằng văn xuôi (có thể dùng biểu mẫu hoặc sơ đồ để minh hoạ), đề mục rõ ràng, cấu trúc chặt chẽ, diễn đạt mạch lạc. Nội dung báo cáo có thể chia làm 3 phần như sau:
Phần thứ nhất: Trình bày kết quả nghiên cứu, khảo sát (tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ).
Phần thứ hai: Trình bày những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn của bản thân qua nghiên cứu khảo sát và thực hành các nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ; nêu các kiến nghị của mình về các biện pháp khắc phục thiếu sót, làm tốt công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan.
Phần phụ lục: Tuy gọi là phụ lục nhưng phần này cũng phản ánh trực tiếp kết quả nghiên cứu và thực hành của mỗi học viên. Do vậy, nó là phần không thế thiếu của báo cáo thực tập tốt nghiệp. Gồm có các phụ lục sau đây:
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan.
2. Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan (hiện trạng).
3. Sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của văn phòng và văn thư cơ quan.
4. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông:
5. Phương án phân loại của phông lưu trữ (phương án chi tiết).
6. Bảng kê những tài liệu chủ yếu của cơ quan (hoặc của một phông nào đó) cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
7. Bảng kê những tài liệu không còn giá trị sử dụng và tài liệu không thuộc phông.'
8. Mục lục hồ sơ của cơ quan hoặc của phông lưu trữ (gồm bìa hồ sơ và một vài trang thống kê hồ sơ).
D.3. Hình thức trình bày:
- Báo cáo dược trình bày trên khổ giấy A4 (297mm x 210mm), dài từ 30 đến 50 trang in vi tính hoặc đánh máy lên một mặt của tờ giấy.
- Tờ bìa của báo cáo thực tập được trình bày theo mẫu thống nhất.
D.4. Ngay sau khi kết thúc đợt thực tập 01 tuần, học viên phải nộp báo cáo thực tập. Kèm theo báo cáo thực tập là Bản tự kiểm điểm của cá nhân có nhận xét của cơ quan đến thực tập./.




TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
*************




NGUYỄN VĂN A.







BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP K.47HN

(KHOÁ 2002-2007)

















HÀ NỘI - 2007





Ring ring